Ochrana osobních údajů / Privacy Notice

CZ

Tato informace popisuje, jak v rámci služby Transkripce i-dotazník nakládáme s osobními údaji a se zpracovávaným obsahem.

Role a rozsah

• Při poskytování služby typicky vystupujeme jako zpracovatel obsahu nahraného zákazníkem.
• Zákazník odpovídá za to, že má pro nahrání a další zpracování osobních údajů odpovídající právní základ.

Jaké údaje můžeme zpracovávat

• identifikační a kontaktní údaje uživatelského účtu,
• fakturační a provozní údaje,
• nahrané audio nebo video soubory,
• automaticky vytvořené přepisy, titulky, shrnutí nebo další výstupy,
• technická metadata související se zpracováním požadavku.

Za jakým účelem

• provoz a zabezpečení služby,
• vytvoření a doručení přepisu nebo souvisejících výstupů,
• řešení incidentů, podpory a účetních nebo smluvních povinností.

Uchování

• Naše vlastní dočasné uchování uploadů a provozních dat spravujeme v EU.
• Konkrétní retenční doby se mohou lišit podle typu dat, provozního režimu a smluvního nastavení.
• Pokud potřebuješ závazné retenční parametry, musí být sjednány samostatně.

Integrovaní zpracovatelé pro přepis a AI

Služba má implementované tyto providery:

| Provider | Typ | Poznámka k přenosům a umístění |

| --- | --- | --- |

| OpenAI Whisper | cloud / local dle varianty | u cloudové varianty může docházet ke zpracování mimo EU/EHP |

| Google Speech-to-Text | cloud | může docházet ke zpracování mimo EU/EHP |

| Google Gemini | cloud | může docházet ke zpracování mimo EU/EHP |

| Soniox | cloud | může docházet ke zpracování mimo EU/EHP |

| Deepgram | cloud | může docházet ke zpracování mimo EU/EHP |

| AssemblyAI | cloud | může docházet ke zpracování mimo EU/EHP |

| ElevenLabs | cloud | může docházet ke zpracování mimo EU/EHP |

| Lokální modely OpenAI variant | local | běží na námi spravované infrastruktuře podle aktuální konfigurace |

Neuvádíme službu jako službu s garantovanou plnou EU data residency, protože při použití cloudových providerů může být část zpracování provedena i mimo EU/EHP.

Důležité omezení k citlivým údajům

• Obchodní podmínky a interní nastavení mohou omezovat ukládání určitých osobních údajů, ale samotné nahrání obsahu uživatelem může takové údaje obsahovat.
• Pokud do služby nahraješ osobní údaje, zpracování probíhá za účelem poskytnutí přepisu.
• Pro zvlášť citlivý obsah doporučujeme předchozí anonymizaci nebo individuální právní a bezpečnostní posouzení.

Mezinárodní přenosy

• Pokud je požadavek zpracován externím cloudovým providerem, může dojít k předání dat mimo EU/EHP.
• Takové zpracování se řídí podmínkami a mechanismy konkrétního poskytovatele.
• Na vyžádání lze připravit doplnění smluvní dokumentace nebo přehled zpracovatelů pro konkrétní nasazení, ale ne všechny parametry lze potvrdit automaticky jen veřejným prohlášením.

Práva subjektů údajů a kontakt

Požadavky týkající se ochrany osobních údajů nebo výkonu práv lze zaslat přes kontaktní údaje uvedené na stránce Kontakt.

EN

This notice describes how we handle personal data and processed content within the Transkripce i-dotazník service.

Role and scope

• When providing the service, we will typically act as a processor of the content uploaded by the customer.
• The customer is responsible for ensuring that there is an appropriate legal basis for uploading and processing personal data.

Data we may process

• account identification and contact data,
• billing and operational data,
• uploaded audio or video files,
• generated transcripts, subtitles, summaries, or other outputs,
• technical metadata related to processing the request.

Purposes

• operating and securing the service,
• generating and delivering transcripts or related outputs,
• incident handling, support, and accounting or contractual compliance.

Retention

• We manage our own temporary retention of uploads and operational data in the EU.
• Specific retention periods may vary depending on the data type, operating mode, and contractual setup.
• If you need binding retention parameters, they must be agreed separately.

Integrated transcription and AI subprocessors

The service includes the following implemented providers:

| Provider | Type | Transfer and location note |

| --- | --- | --- |

| OpenAI Whisper | cloud / local depending on variant | cloud use may involve processing outside the EU/EEA |

| Google Speech-to-Text | cloud | processing may take place outside the EU/EEA |

| Google Gemini | cloud | processing may take place outside the EU/EEA |

| Soniox | cloud | processing may take place outside the EU/EEA |

| Deepgram | cloud | processing may take place outside the EU/EEA |

| AssemblyAI | cloud | processing may take place outside the EU/EEA |

| ElevenLabs | cloud | processing may take place outside the EU/EEA |

| Local OpenAI model variants | local | run on infrastructure managed by us under the current configuration |

We do not present the service as having guaranteed full EU data residency because, when cloud providers are used, part of the processing may take place outside the EU/EEA.

Important limitation for sensitive data

• Your contractual terms and internal settings may restrict storage of certain personal data, but user-uploaded content can still contain such data.
• If you upload personal data to the service, the data is processed for the purpose of producing the transcript.
• For highly sensitive content, we recommend prior anonymization or an individual legal and security review.

International transfers

• If a request is processed by an external cloud provider, data may be transferred outside the EU/EEA.
• Such processing is governed by the terms and transfer mechanisms of the relevant provider.
• On request, we can prepare additional contractual documentation or a processor overview for a specific deployment, but not every parameter can be confirmed through a generic public statement alone.

Data subject rights and contact

Requests regarding privacy or data subject rights can be sent using the contact details on the Contact page.